Чеки на гостиницу – важная отчетная документация, которая нужна каждому работнику, направленному компанией в командировку. Такой чек гостиница выдает на основании действующего российского законодательства. Невыдача чека – серьезное нарушение, за которое могут и оштрафовать. В некоторых случаях достаточно одного чека, а в некоторых – выдается несколько документов. Большинство гостиниц выдает все необходимые документы без дополнительных напоминаний.

Зачем же в таком случае покупать гостиничные чеки? Это один из ключевых вопросов настоящей статьи. Но для начала разберемся с тем, почему чеки за проживание в гостинице так важны для командировочных?

Важность гостиничных чеков

Квитанции, чеки гостиниц – это отчетные документы, которые необходимы работникам, чтобы не оплачивать свое проживание в отеле из собственного кармана.

Большинство компаний действует следующим образом:
1. Работник направляется в командировку. Ему выдаются какие-то средства на поездку, за которые он должен отчитаться по приезду. Впрочем, возможен и такой вариант, когда работник платит за все из своего кармана, а затем получает компенсацию.
2. Возвращаясь, сотрудник компании предъявляет в бухгалтерию чеки на гостиницу Перми или какого-либо другого города, где он был.
3. Бухгалтерия или руководитель компании проверяют достоверность и подлинность документов, представленных сотрудником, ему выплачивается компенсация или списываются те деньги, которые он потратил. Мы предлагаем чеки от гостиницы недорого.

Например, предоставлены кассовые чеки на гостиницу на сумму 10000 рублей, сотруднику было выдано 5000 рублей. Следовательно, ему полагается компенсация в размере 5000 рублей. Если чеки – подлинные.

Таким образом, если у работника компании нет гостиничных чеков, подтверждающих расходы, то он, получается, съездил в командировку за свой счет. Это, очевидно, невыгодно. В командировке нужно зарабатывать деньги, а не «уходить в минус».

Типичные ситуации, когда необходимы гостиничные чеки

Итак, купить чеки на гостиницу бывает необходимо в том случае, когда таких документов нет на руках. Это, если говорить о ситуации в целом. Причины же отсутствия документов могут быть разными.

1. Документ не выдан. Часто бывает, что командировочный спешно собирался домой и очень быстро выехал из гостиницы, при этом совсем забыв о том, что нужно получить чеки, счета гостиницы. Что можно сделать в такой ситуации? Вернуться! Но расходы, связанные с возвращением в отель, никто не оплатит. Да и на это не всегда есть время. Например, если московский сотрудник вылетает из Перми, то лучше улететь без чека, чем опоздать на рейс. А уж из Москвы в Пермь возвращаться нет никакого смысла – очень накладно. Таким образом, лучший вариант – найти надежную компанию и купить чек на проживание в гостинице. Если же документ не выдан по умыслу работников гостиницы, то можно пожаловаться в компетентные органы и потребовать возмещения убытков.
2. Документ утерян. Если в первой ситуации документ должен был существовать, но не был выдан, то во второй – гостиница исполнила свою обязанность, но гость отеля утерял важнейший документ. Что ему необходимо делать в таком случае? Нужно узнать, где купить чеки на гостиницу, и приобрести заветную бумажку. Получать дубликат оригинала – нет смысла. Как правило, это влечет за собой слишком много расходов, которые работодатель не будет, да и не обязан, покрывать. Работник сам виноват в сложившейся ситуации, следовательно, все расходы должен нести именно он.