Современный офис невозможно представить без персонального компьютера. В зависимости от сферы деятельности, сотрудник может проводить за ПК от нескольких минут до всего восьмичасового рабочего дня. Однако сегодня компьютер из рабочего инструмента часто превращается в «отвлекающий фактор»: обилие интернет-ресурсов для общения, игр и просто интересного времяпрепровождения стало соблазном для сотрудника и серьезной проблемой для работодателя.

Проанализировать, чем занят сотрудник, скрытый от глаз начальника за экраном монитора, позволяют программы учета рабочего времени.

Тонкости учета рабочего времени

Системы учета рабочего времени довольно распространены в бизнес-среде. Подобное ПО устанавливается на компьютеры сотрудников, программа собирает данные и выдает статистику по сотрудникам (а некоторые еще и в целом по компании, филиалам, подразделениям и отделам).

Программы учета рабочего времени можно условно разделить на «шпионские» и «лояльные к сотрудникам». Шпионское ПО – отслеживает переписку сотрудников, делает скриншоты экранов, может даже следить за работником через веб-камеру. С точки зрения мотивации персонала, гораздо предпочтительнее «лояльные к сотрудникам» системы учета рабочего времени. Условно, если предприятие – не режимный или секретный объект, то тотальная слежка за сотрудниками только навредит.

Программа лояльного учета рабочего времени предоставляет руководителю статистику продуктивных и непродуктивных часов. Данные детализируются по сотрудникам и отделам, сайтам и программам, которые использовал работник. Система учета рабочего времени считает время работы сотрудника, показывает опоздания, прогулы, ранние уходы. Но фактического вмешательства в личную жизнь работника не происходит: ПО не отслеживает переписку, не делает скриншотов, не собирает личных данных. С точки зрения законодательства и восприятия сотрудниками, такие системы учета рабочего времени – идеальный выбор для компании. Примером лояльной системы учета рабочего времени является программа CrocoTime – первая система для крупного и среднего бизнеса.

Плюсы и минусы учета рабочего времени

Учет рабочего времени может дать краткосрочный отрицательный эффект: мало кого из сотрудников радует контроль со стороны руководства. Интересно, что даже ответственные сотрудники не выражают «восторга» при введении учета рабочего времени. По их мнению – это выражение недоверия со стороны начальства.

Вместе с тем, отрицательный эффект через некоторое время перекрывается положительным. Учет рабочего времени повышает трудовую дисциплину в коллективе. Программа держит в тонусе тех, кто и без нее работал добросовестно, а также дисциплинирует тех, кто ранее любил отвлечься на соцсети, форумы  и развлекательные ресурсы.

Если данные учета рабочего времени «завязаны» на KPI, повышается мотивация работников, т.к. они не только видят результат своей работы, но и чувствуют финансовое подкрепление. Некоторые работодатели отмечают, что мотивация повышается  и без прямого влияния работы на заработную плату. Сотрудникам важно, что их работу (переработки, ответственность, пунктуальность и т.п.) видит и непосредственное начальство, и топ-менеджеры.

Система учета рабочего времени помогает решить вопрос загрузки работников. Данные, предоставляемые программой, позволяют оценить и оптимизировать нагрузку работников, принять взвешенное решение о необходимости расширения/сокращения штата.

Программа мониторинга – отличный помощник руководителя в проведении кадровых перестановок. Учет рабочего времени покажет ответственных сотрудников, а также наиболее «слабые звенья» в компании.

Система учета рабочего времени сэкономит время бухгалтера: если у сотрудников введена почасовая оплата труда, вести табель учета рабочего времени нет необходимости. Система выдаст отработанное время с точностью до секунды.

Так кому и зачем нужен контроль рабочего времени?

Безусловно, учет рабочего времени в организации необходим. А вот насколько жестким и повсеместным должен быть контроль, зависит от размера и рода деятельности компании. Мониторинг в малом бизнесе может ограничиться личным контролем руководителя или его зама. А вот средний и крупный бизнес не смогут обойтись личным контролем – ведь он будет отнимать все время руководителя. Тут и поможет автоматизированный учет и контроль рабочего времени.

Логично, что учет рабочего времени за компьютером необходим в сферах, где сотрудник работает с ПК большую часть рабочих часов. Учет рабочего времени важен и необходим организациям, у которых с деятельностью сотрудников связаны значительные финансовые, имиджевые и другие риски. Ведь, если сегодня работник не помог клиенту, не успел (или не захотел) позвонить партнеру или проверить договор с контрагентом, завтра у всей компании могут возникнуть серьезные проблемы. Система учета рабочего времени позволяет быстро выявить проблемы и понять их причины.